如何管理員工檔案？員工個人檔案管理

1樓：瑪西卡巴卡

二、人事檔案怎麼管理。

1、首先應當明確員工檔案中應當放置的內容：勞動合同、員工身份資訊表、入職制度培訓考試表、公司制度釋出簽收表、勞動合同續簽通知書、體檢報告、違規違紀處罰單、轉正申請、辭職報告等；

2、其次需要明確員工檔案建立、調閱、銷燬的制度：應在員工入職公司乙個月內建立檔案，調閱的級別不應低於中層領導一級且應當有hr在場，非公司需要不得複製其中內容，銷燬員工檔案應在該員工離開公司兩年後；

3、對員工檔案進行編號，人數較多可以按照部門進行分大類，再根據年份分小類。人數不多可按照入職公司年份進行分類擺放，區分在職員工和離職員工的檔案。

綜上所述，首先應當明確員工檔案中應當放置的內容：勞動合同、員工身份資訊表、入職制度培訓考試表、公司制度釋出簽收表、勞動合同續簽通知書、體檢報告、違規違紀處罰單、轉正申請、辭職報告等；

員工個人檔案管理

2樓：皖淇溪

<>一、首次參保職工如何辦理新建個人檔案？

新招用員工如果在「金保」系統中無微機檔案(即無個人編號)，需要通過網上申報系統建立個人微機檔案。

操作方法：

一)點選「個人檔案申報」選單下的「個人建檔」，進入個人建檔頁面。

二)點選「個人建檔申請新增」。選擇戶籍類別、證件型別、輸入身份證件號碼，點選「校驗」，系統通過身份證件號碼進行合法性和未參保驗證。校驗通過的，據實輸入個人檔案的有關專案後，點選「儲存」。

注意事項：

1.「戶籍類別」填寫規則：若職工戶口為大連地區的則選擇「本地」，非大連地區戶口選擇「外地」;身份證號碼最後一位若是「x」，必須輸入大寫「x」。

2.個人新建資訊頁面中，單位填寫時需注意帶紅色*為必填項，其它「人員基本資訊」和「人員參保資訊」也應準確填寫(直接關係到用工備案的相關基本資訊)。

3.用人單位錄用的。農村戶籍職工可由單位與職工協商確定繳納五險或兩險。

如果參保職工需要參加農民工工傷、農民工醫療保險(兩險)，建檔時在「身份臨時標識」處應選擇「農保農民工」;反之選擇「非農保農民工」(五險)。

4.「用工形式」填寫規則：若戶口為農業戶口則選擇「農村合同制工人」(失業保險不繳納個人1%部分);若戶口為城鎮戶口則選擇「城鎮合同制職工」(農村戶籍職工選擇繳納失業保險1%部分時，用人單位需填寫《大連市企業職工社會保險個人資訊變更申報表》到所屬經辦機構視窗辦理);

5.大連市內四區、高新園區、旅順口區、原金州區內各類企業、民辦非企業單位及其具有上述區域城鎮戶籍的職工應同時繳納采暖費補貼專項**。符合上述政策規定的職工，需在「採暖費標識」處選擇「參保」;不符合的，選擇「未參保」。

三)社保中心初審即生成個人編號後(點選「個人建檔」，輸入身份證件號碼等查詢條件，點選「查詢」，頁面顯示稽核狀態)，用人單位辦結新錄用員工的用工備案後，社保中心再進行二次稽核。稽核通過後，個人檔案建立成功。個人建檔資料在初審未稽核(即未生成個人編號)情況下可以刪除。